为进一步强化公共会议室管理，提升公共会议室使用效率，以保障各单位工作顺利开展，现就进一步规范学校公共会议室的使用事宜作如下通知：
一、申请规则
提前预约：场馆预约系统会自动释放未来30天的预约日期，供大家提前预约。
申请途径：使用单位应通过“融合门户”中的“场馆预约系统”进行会议室预约，预约成功后，方可按照规定使用会议室。
优先级规定：学校组织的重要会议、教学活动具有优先使用权；其次是各部门组织的活动；学生社团活动在不影响前者的情况下进行安排。
临时紧急使用：若遇临时紧急情况需使用会议室，可前往会议室所在楼宇的值班室进行使用登记。
预约变更：倘若预约使用会议室的情况因故需取消或改期，预约人需及时在预约系统中进行取消操作。
二、使用规则
爱护设施：使用者应爱护会议室内的设施设备，如投影仪、智慧大屏、桌椅、音响、话筒等，不得故意损坏。不得在会议室墙壁、桌椅上乱涂乱画。如有损坏，均需照价赔偿。
保持清洁：使用完毕后，应及时关闭设备，清理垃圾，桌椅摆放整齐，随手关灯、关好门窗。
遵守时间：严格按照预约时间使用会议室，不得超时。如需延长使用，应提前申请，在无后续预约的情况下可根据需要延长。
禁止吸烟：会议室内严禁吸烟，以保持室内空气清新。
合理使用资源：不得私自挪用会议室内的公共物品到室外。
三、违规处理
1.未经预约私自使用会议室的，予以警告，并限制其未来30天的预约权限。
2.多次未及时清理会议室垃圾的，取消其本学期的预约资格。
3.损坏会议室设施设备且拒绝赔偿的，除照价赔偿外，视情节轻重给予相应的纪律处分。
4.超时使用且未提前申请，导致影响后续预约使用的，记违规一次，累计违规2次取消预约人本学期预约资格。
5.长时间段预约占用，一经发现未正常使用，记违规一次，累计违规2次取消预约人本学期预约资格。
希望全体师生及工作人员共同遵守以上规范，以确保学校公共会议室的合理、有效、有序使用。
资产管理处 总务处（后勤服务总公司）
2024年12月2日
